Så behandlas dina personuppgifter vid rekrytering

I samband med att du lämnar dina personuppgifter i TeamTailor behöver vi, Umeå Energi AB och övriga bolag inom Umeå Energi-koncernen (gemensamt ”Umeå Energi”, ”vi”, ”oss” nedan), behandla personuppgifter. Detta gör vi i enlighet med gällande lagstiftning samt med största möjliga hänsyn till din personliga integritet.

Det är viktigt för oss att du är medveten om hur vi samlar in, använder och skyddar din personliga information. Integritetsinformationen gäller för dig som jobbsökande, feriearbetare eller examensarbetare i förhållande till Umeå Energi.

Personuppgiftsansvariga - våra grundläggande integritetsprinciper Umeå Energi AB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. I de fall du lämnar dina personliga uppgifter vid rekrytering till något av våra dotterbolag är då respektive bolag personuppgiftsansvarig och samma regler gäller även för dem. Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om integritet och dataskydd:

E-post: dataskydd@umeaenergi.se Kontaktperson: bjorn.engelind@umeaenergi.se

INSAMLING AV PERSONUPPGIFTER OCH ÄNDAMÅL MED BEHANDLINGEN

De uppgifter som du lämnar i samband med en rekryteringsprocess, spontanansökan, ansökan om praktikplats eller feriearbete använder vi för att administrera din ansökan i syfte att tillsätta den aktuella befattningen.

Personuppgifter som behandlas med ändamålet aggregerad analys eller marknadsundersökning görs alltid oidentifierbara. Sådana personuppgifter kan inte användas för att identifiera en viss användare.

Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra våra uppgifter av allmänt intresse.

Observera att om du vill lämna uppgifter om dig själv som du själv bedömer som skyddsvärd rekommenderar vi dig att du skickar din ansökan via papperspost till oss.

Från vilka källor inhämtar vi dina personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter som du lämnar till oss när du gör en ansökan via till exempel TeamTailor eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn. Vi samlar även in personuppgifter om dig från de referenser som du uppger att vi får kontakta vid rekrytering.

I vissa fall kan Umeå Energis anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande. Den anställde kan komma att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande i TeamTailor. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden som sökande inom ramen för denna integritetspolicy och kommer att informeras om behandlingen.

Kategorier av personuppgifter som är insamlade och som behandlas De kategorier av personuppgifter som kan samlas in i processen kan användas för att identifiera fysiska personer till exempel namn, e-post, bilder och videor, information från Facebook och LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som du eller till exempel dina referenser har angivit.

Mottagare av personuppgifter De personuppgifter du lämnar till oss i samband med rekrytering kommer enbart att göras tillgänglig för de personer som behöver detta i samband med rekryteringen. Dessa är i förekommande fall personalavdelningen (HR) och personer inom Umeå Energikoncernen som är direkt involverade i rekryteringsprocessen.

Hur länge personuppgifterna behandlas För det fall du har lämnat en allmän ansökan eller en ansökan till en tjänst kommer vi att spara dina personuppgifter i två år och därefter radera informationen i TeamTailor. Tidsgränsen kan dock komma att förlängas ifall tvist uppstår om anställningen.

VILKA VI KAN KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER OCH ÖVERFÖRING TILL TREDJE LAND Umeå Energi använder sig av olika leverantörer för att till exempel få hjälp med IT-drift, systemlösningar (till exempel TeamTailor) och i vissa fall tekniker som hjälper oss med att underhålla dessa system. För rekrytering kan även en samarbetspartner som hjälper oss med fördjupande kandidatbedömning och bakgrundkontroller komma att behandla dina personuppgifter.

De leverantörer vi anlitar får inte hantera våra kunders personuppgifter på annat sätt än vad vi anger för varje specifik behandling. Om dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det mottagande företagets integritetspolicy.

Umeå Energi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Personuppgifterna kan dock i vissa fall komma att överföras till och behandlas av leverantör eller underleverantör i tredje land. För att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert sker överföring endast till länder som enligt beslut fån EU-kommissionen anses ha adekvat skyddsnivå. Alternativt grundar sig överföring alltid på standardavtalsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen. Se mer information om standardavtalsklausulerna eller vilka länder som har adekvat skyddsnivå på EU-kommissionens webbsida

Till säkerställande av att behandling sker med adekvat skyddsnivå kan även annat auktoriserat sätt att behandla personuppgifter användas, såsom godkända bindande företagsbestämmelser (BCR). Därutöver tillser vi genom biträdesavtal och instruktioner till leverantören/underleverantören att denne vidtar alla nödvändiga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna hanteras

Umeå Energi omfattas av offentlighetsprincipen och uppgifter i allmänna offentliga handlingar kan komma att lämnas ut till den som begär det, om inte uppgiften omfattas av sekretess. 

Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)

Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom TeamTailor och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av TeamTailor. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.

 

Cookies

När Användare använder TeamTailor kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av TeamTailors ”Cookie Policy”.

Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.

 

ÄNDRINGAR I DENNA INTEGRITETSPOLICY Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid på vår webbplats. Sker det större förändringar av vår hantering av personuppgifter kommer du att bli meddelad personligen. Vår hantering av personuppgifter kan t ex komma att ändras om lagstiftningen förändras.

Användarens rättigheter

När du lämnar personuppgifter till oss har du ett antal rättigheter. Dessa är enligt följande:

 

• Du har rätt att få tillgång och information om dina personuppgifter
• Du har rätt att begära att vi rättar dina personuppgifter
• Du har rätt att begära begräsning och radering av dina personuppgifter
• Du har rätt att flytta dina personuppgifter
• Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter
• Du har rätt att motsäga dig automatiserat beslutsfattande

 

Observera dock att vissa lagliga skyldigheter kan hindra oss från att radera samtliga delar av dina personuppgifter.

 

Du kan läsa mer om dina rättigheter i Umeå Energis integritetspolicy.

 

Enligt dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen; kontakta: datainspektionen@datainspektionen.se

 

Kontakta oss vid frågor om dataskydd Personuppgiftsansvarig: Umeå Energi AB, Umeå Energi Elnät AB, Umeå Energi Elhandel AB, Umeå Energi UmeNet AB, Umeå Energi Sol Vind och Vatten AB, BioEndev AB Box 224 901 05  UMEÅ Telefon: 090-16 00 00 E-post: umea.energi@umeaenergi.se eller dataskydd@umeaenergi.se Dataskyddsombud: Jonas Edström E-post Umeå Energis dataskyddsgrupp: dataskydd@umeaenergi.se Kundservice telefon 090-16 00 20 eller via vårt kontaktformulär 

Mer information om gällande dataskyddslagstiftning finns på www.datainspektionen.se